役員・従業員の個人情報の取り扱いについて （プライバシーポリシー）

■収集方法

主な収集方法は、入社時、在職時に発生する人事関連の事務所手続等に必要な各種帳票への記入、教育研修、面談もしくはヒアリング等の対話、またはアンケートの回答等です。

■利用目的の明示方法

個人情報の収集にあたっては、アフラック少短は、法令等に従い、上記1．の利用目的をホームページで公表するほか、入社時、在職時に発生する人事関連の事務書手続、教育訓練、面談もしくはヒアリング、またはその他の書面もしくはシステム等を通じて、個人情報をお預かりする際に明示します。

■個人情報

個人情報とは、氏名や住所等、特定の誰かを識別することができる情報です。
アフラック少短は、個人情報を、上記1．の利用目的の範囲で利用します。ただし、法令等により、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことが認められている場合は、この限りではありません。

■センシティブ情報

センシティブ情報とは、個人情報のうち、人種、信条、門地、本籍地、社会的身分、保健医療、労働組合への加盟、性生活、犯罪経歴、犯罪により害を被った事実、被疑者または被告人としての刑事事件に関する手続が行われた事実、少年の保護事件に関する手続が行われた事実等、法令等で定められた特に配慮が必要な情報です。
アフラック少短は、センシティブ情報を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

• 法令等に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
• 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• 相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• 保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• センシティブ情報に該当する生体認証情報をご本人の同意に基づき、ご本人確認に用いる場合

■マイナンバー（個人番号）

マイナンバーとは、日本国内に住民票を有するすべての方に対して、一人一人に割り振られた12桁の番号です。
アフラック少短は、マイナンバーを番号法等に基づき、適正な方法で収集するとともに、以下の事務に必要な範囲においてのみ利用します。また、アフラック少短は、番号法等で限定的に認められている場合を除き、マイナンバーを第三者に提供しません。

• 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
• その他法令等に定める個人番号関係事務等

■個人データ

個人データとは、個人情報を容易に検索することができるようにした個人情報データベース等を構成する個人情報です。アフラック少短は、次の場合に個人データをアフラック少短以外の第三者に提供します。

• 上記1．の利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先へ提供等する場合
• 法令等に基づく場合
• その他、役員・従業員が同意している場合（下記【3）アフラック少短の業務委託先以外の第三者への情報提供】に記載するときを含みます）

なお、センシティブ情報、マイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください。

• １）アフラック少短の業務委託先に対する提供
  アフラック少短は、役員・従業員にアフラック少短の人事に関連する業務を適切に行う等、上記1．の利用目的のために役員・従業員の個人情報を、アフラック少短の業務委託先に対して提供します。
• ２）アフラック少短の関連会社間での共同利用
  アフラック少短は、以下の関連会社間で、保有する個人データ（ただし、マイナンバーを除く）を共同利用することがあります。
  • （１）共同して利用される個人データの項目
    人事情報(氏名、住所、生年月日、所属部署、役職、略歴等)、賃金関係情報(給与賞与・社会保険等)
  • （２）共同して利用する者の範囲
    Aflac Incorporatedおよびその子会社等　(https://www.aflac.co.jp/corp/profile/group.html)
  • （３）利用する者の利用目的
    上記「(2)共同して利用する者の範囲」に記載する者における「上記１.」の利用目的のとおり
  • （４）当該個人データの管理について責任を有する者の名称
    アフラック少短
• ３）アフラック少短の業務委託先以外の第三者への情報提供
  アフラック少短は、以下の場合に、役員・従業員の同意に基づき、個人情報を第三者へ提供することがあります。
  • ・金融機関・再就職先等からの問い合わせに対して、在籍の有無等について、回答する場合
  • ・その他、業務委託先以外の第三者から情報提供等の依頼を受けた場合

■保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等

アフラック少短は、個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等のご請求について、適切に対応します。
アフラック少短所定の書式にご記入いただき、アフラック少短所定の受付方法に沿ってご請求いただいた場合には、ご本人であることを確認させていただいたうえで、個人情報保護法に基づき、書面または電磁的記録等で回答させていただきます。なお、保有個人データの開示のご請求については、開示請求手数料1,000円（税込）のほか、ご請求・回答内容等に応じて定めた開示実施手数料をお支払いいただきます。
詳しくは、下記お問い合わせ窓口に、ご連絡ください。

■お問い合わせ窓口

アフラック少短は、個人情報（マイナンバーを含みます）の取り扱いに関する苦情やご相談に対し、適切に対応させていただきます。
アフラック少短の役員・従業員の個人情報（マイナンバーを含みます）の取り扱い、外国における個人情報の取り扱いの詳細につきましては、下記までお問い合せください。